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Organizar reuniones de equipo es una tarea difícil, especialmente cuando el organizador descubre que no hay un buen momento en el que todos puedan reunirse. Sin embargo, el problema se puede minimizar hasta cierto punto mediante Outlook función recién lanzada llamada Proponer una hora nueva. Los usuarios que ejecutan versiones de escritorio de Microsoft Outlook pueden estar familiarizados con esta función. Es una función que permite a los asistentes verificar cuándo todos, incluidos ellos mismos, están libres para que el organizador pueda organizar una reunión fácilmente y sin muchas molestias.
Todo lo que los asistentes tienen que hacer es declinar cortésmente el horario propuesto para la reunión y sugerir otro horario adecuado para que el organizador de la reunión lo considere. El organizador puede aceptar la mejor propuesta de horario nuevo y reprogramar rápidamente la reunión.
Cómo funciona la función Proponer nueva hora en Outlook
Primero, un organizador de la reunión envía una solicitud a todos los asistentes. Al recibir la solicitud de reunión, los asistentes pueden encontrar varias opciones (Provisional, Rechazar y Proponer una nueva hora) junto con el botón "Aceptar" habitual en la sección "Correo".
Si hay un conflicto sobre la hora propuesta para la reunión. Un asistente puede simplemente hacer clic en el botón Proponer nueva hora en la invitación o en el evento del calendario en sí.
Cuando termina, encuentra 3 opciones mostradas:
- Aceptar y proponer nuevos tiempos
- Provisional y proponiendo nuevo tiempo
- Rechazar y proponer un nuevo horario.
Una vez que haya seleccionado una de las tres opciones de Proponer nueva hora, se abre una vista simplificada del asistente de programación.
Allí puede completar los detalles apropiados y presionar el botón 'Aceptar'. La acción muestra instantáneamente un nuevo mensaje de correo electrónico, dirigido automáticamente al organizador, con la nueva propuesta de tiempo. También tiene las opciones para agregar destinatarios, además del organizador.
Cuando el organizador de una reunión recibe un correo electrónico de un asistente que propone una nueva hora, aparece una notificación en la invitación que indica que se ha propuesto una nueva hora para la invitación a la reunión enviada antes.
Si el organizador es receptivo a los cambios sugeridos, edita el evento. El asistente de programación le permite ver la hora actual de la reunión junto con todas las nuevas propuestas de hora que recibe de todos los asistentes.
Esto le simplifica la tarea de buscar, comparar opciones y seleccionar la que mejor funcione para todos.
Una vez que se selecciona un nuevo horario para la reunión, un organizador puede enviar una invitación actualizada a todos los asistentes.
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